6 tips om effectief te vergaderen

vergaderen

Heb je ook het gevoel dat veel vergaderingen onnodig zijn omdat er zo weinig nuttigs uitkomt? Dan moet je effectiever gaan vergaderen. Wanneer je op een effectieve manier vergadert kan je in een korte tijd tot veel nieuwe ideeën komen of alle belangrijke onderwerpen bespreken. Bij het organiseren van een vergadering moet je aan veel dingen, zoals de vergaderruimte, de agendapunten en de tijdsduur, denken. In dit artikel bespreken we 6 tips om effectief te vergaderen.

Bereid de vergadering goed voor

Het is belangrijk dat je van tevoren een vergadering goed voorbereid zodat de vergadering soepel kan verlopen. Bepaal van tevoren de agenda en deel deze alvast. Hierdoor komen er gene misverstanden en weet iedereen wat er te wachten staat.

Juiste tijdsduur

Denk van tevoren goed na over de tijdsduur van de vergadering. Wil je veel bespreken dan kan je misschien beter ervoor kiezen om de vergadering op te delen in verschillende vergadermomenten. Het is voor mensen namelijk enorm lastig om meer als anderhalf uur geconcentreerd te vergaderen. Hoe de vergadering dus kort om de aandacht van iedereen er zo lang mogelijk bij te houden.

Vergaderruimte

De locatie waar je gaat vergaderen kan een grote impact hebben op de effectiviteit van de vergadering. Kies een vergaderruimte buiten het kantoor. Een nieuwe ruimte zorgt vaak voor nieuwe inzichten en laat mensen out-of-the box denken.

Wijs een notulist aan

Het is belangrijk dat er aantekeningen worden genomen tijdens een vergadering. Laat alle belangrijke punten opschrijven door een notulist zodat alles na de vergadering makkelijk teruggelezen kan worden.

Probeer staand vergaderen

De meeste bedrijven vergaderen zittend, maar probeer het is staand te doen! Staand vergaderen heeft als voordeel dat iedereen geconcentreerd is. Het zorgt er over het algemeen voor dat de deelnemers sneller en effectiever vergaderen. Naast dit is het ook nog gezonder als zitten.

Verzamel feedback voor de volgende keer

Wat vond iedereen van de vergaderruimte? Hoe vonden ze het staand vergaderen? Hoe vonden ze de voorbereiding? Vraag feedback aan de deelnemers zodat je dit kan meenemen voor de volgende vergadering.

Het is dus belangrijk om rekening te houden met verschillende aspecten tijdens het organiseren van een vergadering. Hopelijk helpen deze tips je op weg en kan jij een effectieve vergadering organiseren voor jouw team. Weet je nog niet waar je wilt vergaderen? Kijk dan op www.youmeet.nl voor de ideale vergaderruimtes.

Geef een reactie